KEPUTUSAN KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA NOMOR: 051 TAHUN 2003 TENTANG SISTEM REGISTRASI GUGUSDEPAN GERAKAN PRAMUKA

KEPUTUSAN
KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 051 TAHUN 2003
TENTANG
SISTEM REGISTRASI GUGUSDEPAN
GERAKAN PRAMUKA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
Menimbang:1. Sistem Registrasi Gudep (Gudep) merupakan kelengkapan mutlak suatu organisasi kepramukaan. Selain sebagai kelengkapan administratif, sistem ini merupakan sarana penyediaan data dan informasi yang sangat diperlukan guna mendukung pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan.
2. Gerakan Pramuka telah menyelenggarakan registrasi gugusdepannya sejak saat didirikan, tetapi dalam proses pengembangannya yang begitu cepat dan melonjak, sistem registrasi tidak lagi berfungsi sebagaimana mestinya karena berbagai sebab.
3. Dalam rangka menerapkan kembali sistem ini, perlu ditetapkan ketentuan-ketentuan Sistem Registrasi Gudep dan langkah-langkah penyempurnaan sistem dan penerapannya.
Mengingat: 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka
2. Surat Keputusan Ka Kwarnas Nomor 072 Tahun 1999 tanggal 31 Mei 1999 tentang Rencana Strategik Gerakan Pramuka Tahun 1999-2004
3. Surat Keputusan Ka Kwarnas Nomor 121 Tahun 2001 tenggal 18 Oktober 2001 tentang Rencana Kerja Gerakan Pramuka Tahun 1999-2004
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Pertama: Mengesahkan Sistem Registrasi Gugusdepan, sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini.
Kedua: Keputusan ini mulai berlaku sejak ditetapkan.
Apabila terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini, akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di: Jakarta
Pada tanggal: 19 Mei 2003
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,



H.A. Rivai Harahap
LAMPIRAN KEPUTUSAN
KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 051 TAHUN 2003
TENTANG
SISTEM REGISTRASI GUDEP
GERAKAN PRAMUKA
BAB I
KETENTUAN POKOK
1. Registrasi Gugusdepan
Setiap Gudep Gerakan Pramuka harus diregistrasi di Kwartir Cabang (Kwarcab) dan hanya akan diakui sebagai satuan Gerakan Pramuka apabila registrasi ini telah dilaksanakan.
Registrasi Gudep dilakukan setiap tahun dan sekaligus merupakan pelaporan data Gudep pada keadaan 1 Oktober tahun itu.
2. Tanda Registrasi
Kepada setiap Gudep yang telah menyerahkan Formulir Registrasi (Formulir B), diberikan Tanda Registrasi.
Tanda Registrasi Gudep ditandatangani oleh Ka Kwarcab atas nama Ka Kwarnas dan berlaku dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember tahun diterbitkan.
3. Tanda Keabsahan Gugusdepan Gerakan Pramuka
Kepada setiap Gudep Gerakan Pramuka diberikan paigam tanda keabsahan sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka, yang diterbitkan oleh Kwarnas.
Piagam ini berlaku untuk 3 (tiga) tahun dan akan diperbaharui secara otomatis selama Gudep itu masih terdaftar.
4. Kwarcab sebagai Satuan Administrasi Pangkal
Kwarcab adalah Satuan Administrasi Pangkal bagi Gudep dalam wilayahnya.
Satuan Administrasi Pangkal menentukan pengalokasian Nomor Gudep berdasarkan Keputusan Ka Kwarnas Nomor: 050 Tahun 2003 tentang Sistem Penomoran Kwartir dan Gudep, dan menangani semua masalah administratif mengenai Registrasi Gudep.
Untuk Gudep Gerakan Pramuka yang berpangkalan di luar negeri, yang bertindak sebagai Satuan Administrasi Pangkal adalah Kwartir Nasional.

BAB II
REGISTRASI GUDEP BARU
5. Pengajuan Permohonan Registrasi
Gudep Gerakan Pramuka, yang dinamakan Gudep Lengkap, pada hakikatnya terdiri atas satuan siaga, penggalang, penegak dan pandega.
Permohonan registrasi suatu Gudep baru, dapat diajukan oleh (calon) Pembina Gudepnya, setelah salah satuan Gudep terbentuk.
Surat permohonan diajukan kepada Ka Kwarcab, baik secara langsung atau melalui Ka Kwarran, yang akan meneruskannya kepada Ka Kwarcab.
Untuk itu Pembina Gudep mengisi data dasar Gudep dengan menggunakan Formulir A (terlampir), dalam dalam rangkap 4 (empat). Formulir A harus pula turut ditandatangani oleh pimpinan lembaga yang memrakarsai pembentukan Gudep, seperti instansi, sekolah dan sebagaimya.
Lembar nomor 1,2 dan 3 dilampirkan pada Surat Permohononan Registrasi yang dikirimkan ke Kwarcab. Lembar ke-4 tetap di Gudep sebagai arsip.
6. Penelitian Kelayakan dan Evaluasi
Ka Kwarcab harus menentukan apakah permohonan itu dapat dikabulkan. Untuk itu Ka Kwarcab dibantu oleh Ka Kwarran melakukan penelitian terhadap Gudep tersebut, untuk menilai kelayakan Gudep itu didaftar sebagai Gudep Gerakan Pramuka.
Gudep yang layak didaftar sebagai Gudep Gerakan Pramuka yang sah, adalah Gudep yang memenuhi kriteria:
a. Telah terbentuk sekurang-kurangnya satu satuan Pramuka, baik itu Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang ataupun Ambalan Penegak atau Racana Pandega.
b. Adanya jaminan bahwa Gudep akan dipimpin dengan baik dan sudah atau akan tersedia pembina-pembina yang cocok, yang akan membina Gudep sesuai dengan Tujuan, Prinsip Dasar dan Metode Kepramukaan.
c. Menerima dan mematuhi Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
d. Adanya Majelis Pembimbing Gudep (Mabigus), atau bila belum ada, akan selekasnya membentuk Mabigus sebagaimana ditentukan dalam AD dan ART Gerakan Pramuka.
7. Keputusan Kwarcab
Apabila Kwarcab berkesimpulan bahwa Gudep itu memenuhi persyaratan, maka Kwarcab akan merekomendasikan Gudep tersebut ke Kwarnas, untuk disahkan sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Keputusan Kwarcab diberitahukan kepada Gudep tersebut. Gudep mendapatkan status “Gudep Persiapan”, dan dapat melanjutkan kegiatan Gudep sementara menunggu peresmiannya sebagai Gudep Gerakan Pramuka.
8. Rekomendasi ke Kwarnas
Kwarcab mengajukan surat rekomendasi kepada Kwarnas dengan tembusan kepada Kwarda, dengan melampirkan Formulir A yang diterimanya dari Kwarcab.
9. Piagam Keabsahan Gudep Gerakan Pramuka
Berdasarkan rekomendasi Kwarcab, Kwarnas menerbitkan tanda keabsahan Gudep itu dalam bentuk Piagam untuk disampaikan kepada Gudep yang bersangkutan, melalui Kwarcabnya.
Data Gudep direkam dalam File Induk Kwarnas.
10. Pengukuhan sebagai Gudep Gerakan Pramuka
Segera setelah menerima Piagam Keabsahan untuk Gudep, Ka Kwarcab atas nama Ka Kwarnas, melakukan pelantikan/pengukuhan Gudep itu sebagai Gudep Gerakan Pramuka.
(Periksa Lampiran I Prosedur Registrasi Gudep Baru).
BAB III
REGISTRASI ULANG
11. Registrasi Ulang
Setiap tahun Gudep Gerakan Pramuka harus melaksanakan registrasi ulang dan sekaligus melaporkan status jumlah anggotanya pada tanggal 1 Oktober tahun itu.
12. Pengiriman Pendaftaran Gudep ke Kwarcab
Gudep mengisi data Gudep status 1 Oktober tahun berjalan, pada Formulir B (Lampiran II) dalam rangkap 4: Lembar pertama, kedua dan ketiga dikirim ke Kwartir Cabang sebelum tanggal 15 Oktober. Lembar keempat ditahan di Gudep sebagai arsip.
13. Tanda Bukti Registrasi
Seterimanya Formulir Registrasi Gudep, Kwarcab memberikan Tanda Bukti Registrasi kepada Gudep yang bersangkutan.
14. Pengiriman Berkas ke Kwarnas
Kwartir Cabang menghimpun semua Formulir Registrasi (Formulir B) yang diterimanya dari Gudep-Gudep, dalam 3 (tiga) berkas, yaitu Berkas pertama untuk dikirimkan ke Kwarnas, Berkas ke-2 untuk Kwarda, dan Berkas ke-3 untuk arsip Kwarcab.
Tanggal 15 November Kwarcab mengirimkan berkas-berkas tersebut kepada Kwarnas dan Kwarda masing-masing, dengan surat pengantar sebagai kontrol jumlah formulir yang dikirim.
15. Perekaman Data
Buku register untuk Berkas formulir B yang berisi data registrasi Gudep, yang diterima Kwarnas dari Kwarcab-Kwarcab, di rekam dalam File Induk Kwarnas.
Setiap bulan Januari hasil rekaman akan dicetak sebagai print-out File Induk menjadi masing-masing Kwarda.
(Periksa Lampiran II Prosedur Registrasi Ulang)
16. Sanksi
Apabila Gudep tidak melaksanakan registrasi ulang, kepadanya diberikan peringatan pertama, kedua dan ketiga, dan pada bulan keempat Gudep itu dibekukan untuk sementara, apabila tidak ada registrasi ulang dari Gudep tersebut.
Gudep yang tidak melakukan registrasi ulang, dianggap tidak aktif lagi dan berhenti sebagai Gudep Gerakan Pramuka dan kehilangan semua haknya. Pemberhentian Gudep ini diratifikasi oleh Musyawarah Cabang (Muscab) dan dilaporkan Ka Kwarcab kepada Kwarnas dan Kwarda.
BAB IV
PENERAPAN SISTEM
17. Penerapan Bertahap
Sistem Registrasi Gudep ini mulai diberlakukan pada akhir tahun 2003 dan sudah harus dapat diterapkan pada tahun 2004 dan mapan beroperasi selambatnya pada tahun 2005.
Mengingat besarnya jumlah Gudep yang ada serta terdapatnya kendala dan kondisi komunikasi fisik di daerah, penerapan awal dilakukan secara bertahap dalam tenggang waktu tahun 2004-2005. Penerapan bertahap dikoordinasikan oleh Kwarda dengan menyesuaikan pada kondisi Kwarcab masing-masing.
Untuk Gudep yang sekarang telah ada (bukan Gudep baru), diberlakukan prosedur registrasi ulang, yaitu: Gudep harus mengajukan Formulir B dengan mengisikan data anggotanya dengan status 1 Oktober.
18. Piagam untuk Gudep yang sudah ada
Berdasarkan laporan dan rekomendasi Kwarcab mengenai Gudep yang telah diregistrasi, Kwarnas akan menerbitkan Piagam Pengesahan bagi Gudep tersebut. Piagam ini disampaikan kepada Gudep melalui Kwarcab. Untuk Gudep yang lama (bukan Gudep yang baru dibentuk), Piagam disampaikan langsung melalui Kwarcab dan tidak perlu ada pengukuhan atau pelantikan Gudep.
Piagam Keabsahan Gudep Gerakan Pramuka berlaku untuk 3 (tiga) tahun. Selama Gudep masih teregistrasi setiap tahunnya, Piagam akan diperbaharui secara otomatis oleh Kwarnas.
19. Pemanfaatan Sarana Teknologi yang Tersedia
Perlu dipertimbangkan pemanfaatan teknologi komunikasi yang tersedia, seperti e-mail dan faksimili dimana hal itu dimungkinkan.

BAB V
PENUTUP
Hal-hal yang belum tercantum dalam petunjuk ini akan diatur kemudian, dengan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku.

Jakarta, 19 Mei 2003
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka





H.A. Rivai Harahap



LAMPIRAN: I Prosedur Registrasi Gudep Baru
II Prosedur Registrasi Ulang
III Formulir A - Data Dasar Gudep
IV Formulir B - Registrasi Gudep




























Lampiran III
Formulir A
DATA DASAR GUGUSDEPAN
Nama Gudep: ............................................................ No Gudep: ............. (diisi oleh Kwarcab)
Alamat Gudep: .....................................................................................................................
........................................................................... Kode Pos: .....................
Tel: ................................................................................. Fax: ................................

Nama Pembina Gudep: ........................................................................................................
Pekerjaan: .............................................................................................................................
Alamat Pembina Gudep: ......................................................................................................
.............................................................. Kode Pos: ..................
Tel: ................................................................................. Fax: .............................















Lain-lain Keterangan : ...............................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
===============================================================
Mengetahui: Diisi di:
Tanggal: Tanggal:
Instansi: Permbina Gudep:

Nama Jelas: Nama Jelas:
Lampiran III
Formulir A

REGISTRASI GUDEP TAHUN 200..
KWARCAB: ........................................................................... Nomor Kwarcab: .............
Nama Gudep: .......................................................................... Nomor Gudep: ................
Alamat Gudep: .....................................................................................................................
.................................................................................... Kode Pos: ................
Tel: ....................................................................................... Fax: .........................

Nama Pembina Gudep: .......................................................................................................
Alamat Pembina Gudep: .......................................................................................................
.................................................................................... Kode Pos: ................
Tel: ....................................................................................... Fax: .........................















Lain-lain Keterangan ……………………................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
===============================================================
Diisi di:
Tanggal:
Permbina Gudep:

Nama Jelas: